«1С-ЭДО»


Электронный документооборот в программах «1С»

 

Для повышения эффективности работы и улучшения качества жизни, на смену бумажному документообороту пришел электронный. В типовые решения «1С» уже встроена возможность обмена электронными документами — интуитивно понятный, уже знакомый интерфейс поможет быстро освоить данный сервис.
     Документ, который подписан усиленной электронной подписью равносилен документу, который подписан и заверен печатью на бумаге, имеет полную юридическую силу и предоставляются в контролирующие органы по электронным каналам связи.
 С помощью электронного документооборота компании весомо экономят на закупке бумаги, картриджей, отправке документов почтой или курьером. Упрощается работа специалистов, значительно сокращается время на отправку, обработку документов.
 Благодаря тому, что на всех стадиях своего жизненного цикла созданный документ находится в электронной форме и за счет автоматического формирования документов  минимизируется вероятность ошибок при вводе.
Функция обмена уже находится в регламенте внутреннего документооборота.
 При передаче электронного документа другой организации, операторы ЭДО ведут автоматическую проверку документа на соответствие всем требованиям нормативных актов, верность заполнения реквизитов и легитимность поставленной электронной подписи. В итоге вашему контрагенту приходит полностью юридически значимый документ.
Чтобы начать работать с поставщиками и клиентами по ЭДО, не нужно приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

 

Все необходимые действия можно выполнить прямо из своей программы 1С:
Бесплатно зарегистрироваться в сервисе 1С-ЭДО и получить у оператора идентификатор участника;
Сформировать и отправить заявку на получение сертификата электронной подписи;
 Настроить обмен документами с контрагентами по ЭДО.

 

Условия доступа

ЭДО доступен любому зарегистрированному пользователю программы 1С.
Использование сервиса возможно как пользователям «1С:Предприятие» на официальной интернет-поддержке так и не заключившим договор ИТС (информационно-технологического сопровождения).
Программный продукт «1С:Предприятие» должен быть зарегистрирован на Портале  https://portal.1c.ru/, а логин интернет-поддержки сохранен в программе
Тем, у кого нет программы 1С, фирма «1С» предлагает начать работу с ЭДО в вебклиенте ЭДО на сайте 1сFresh.com.
Программы «1С», в которых реализован ЭДО:
• «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:Управление нашей фирмой»;
• «1C:Управление холдингом»;
• «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
• «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

СКЗИ

Для осуществления шифрования отправляемых и получаемых документов необходимо наличие средства криптографической защиты информации (СКЗИ).
 Для правильной работы сервиса «1С-ЭДО» рекомендуется использовать на компьютере только один из сертифицированных криптопровайдеров VipNet CSP или КриптоПРО CSP.
” VipNet CSP устанавливается и используется на бесплатной основе, а КриптоПРО CSP на платной.

Уникальный идентификатор.

При создании профиля в сервисе 1С-ЭДО организации присваивается идентификатор — уникальный номер участника системы электронного документооборота, для каждого оператора он свой.

Электронная подпись.

Можно воспользоваться сертификатом электронной подписи, выданным любым удостоверяющим центром, который аккредитован Минкомсвязи России (https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/). Данная подпись должна соответствовать требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
 Пользователям программных продуктов фирма «1С» предлагает простой способ получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи — с помощью сервиса «1С:Подпись» . Эту электронную подпись можно использовать  для:
— обмена юридически значимыми электронными документами,
— регистрации онлайн-кассы в ФНС,
— регистрации в государственных информационных системах маркировки «Честный знак», МДЛП и др.
 Пользователям ИТС ПРОФ сервисы «1С:Подпись» и «1С-Отчетность» предоставляются на льготной основе.

Роуминг

Автоматическое межоператорское взаимодействие.
Можно прямо из программы пригласить к обмену и начать ЭДО с вашим контрагентом — абонентом любого оператора — просто отправив приглашение, так как роуминг настраивается:
• автоматически (с 1С-ЭДО интегрировано 5 операторов: Калуга Астрал, Тензор, Такском, Линк-Сервис, ЭТП ГПБ),
• по заявке (СКБ Контур, Директум , КОРУС Консалтинг СНГ и др.). Система сама поможет отправить приглашение.

Настройка обмена с контрагентами

Необходимо убедится что в карточках организации и контрагентов с которыми будет вестись обмен корректно заполнены реквизиты:
• Наименование;
•  ИНН/КПП;
• адрес заполнен по классификатору;
•  телефон;
•  Код налогового органа!
 Непосредственно из программы «1С» (справочник «Контрагенты») пользователь может увидеть каждого подключенного к ЭДО контрагента, независимо от используемого им оператора и ПО.
Значок поможет определить, кто из контрагентов уже подключен к сервису. Но наличие данного символа говорит лишь о том, что контрагент был подключен, но не гарантирует использование сервиса в настоящий момент!
Настроить обмен с контрагентом можно:
— из карточки или справочника «Организации»
— из карточки или справочника «Контрагенты»
— из документа реализации.
Для массовой отправки приглашений вашим контрагентам нужно просто выделить несколько записей в справочнике «Контрагенты», нажать кнопку «Пригласить к обмену электронными документами» и следовать далее подсказкам!
После того, как контрагент примет приглашение настройки обмена будут созданы автоматически.

Получение документов.

Для получения информации о наличии новых документов или приглашений нужно перейти в «Текущие дела ЭДО» (Покупки/Продажи: Сервис →Текущие дела ЭДО).
Данная обработка отображает все незавершенные дела по работе с электронными документами и позволяет работать с ними в одном окне.
Нажимая на форме команду «Отправить и получить» происходит автоматический обмен с сервером.
Полученный электронный документ, в зависимости от его типа, отображается в папке «Утвердить» формы списка документов. В форме просмотра можно ознакомится со статусом документа, информацией о подписях и текстом сопроводительной записки.
Не нужно создавать документ поступления вручную.
На основании полученного документа в вашей учетной системе автоматически создастся новый — не проведенный. Вам останется только проверить корректность заполнения и провести его (либо отправить на доработку или аннулировать при несогласии). Сведения из УПД у покупателя будут такими же, как у продавца.
Документ будет отображаться в обработке до тех пор, пока по нему не будут выполнены все необходимые действия (утверждение, сопоставление, подписание или аннулирование).

Отправка документов.

Отправить на подпись необходимый документ можно:
— из списка документов Реализации;
— из карточки электронного документа.
Открыв необходимый документ в верхнем меню    есть возможность просмотреть его электронный вариант, ознакомиться с ним, либо сразу отправить на подписание.
Если отправка подписанного документа прошла успешно, то в правом нижнем углу Вы увидите уведомление.

 Обращаем Ваше внимание, что в актуальных версиях программных продуктов имеется возможность подписания электронных документов несколькими сертификатами перед их отправкой контрагентам. Для этого необходимо добавить данные сертификаты в учетную запись ЭДО и создать соответствующий маршрут подписания. Данный функционал реализован исключительно для исходящих электронных документов. Для установки соответствующей подписи, в информационной базе должен авторизоваться именно тот пользователь, который указан в маршруте подписания.

Отправка произвольного документа

Для отправки документа в неустановленной форме (табличного, текстового, либо отсканированного) подписанного квалифицированной электронной подписью, необходимо создать произвольный документ («Продажи» → «Электронные документы» → «Произвольные документы»).
Заполнив требуемые реквизиты вы добавляете необходимый файл и сохраняете созданный документ, после чего появится возможность подписать его и отправить, нажав появившуюся кнопку.

«Аннулирование»

Участники ЭДО могут также аннулировать документ по взаимному согласию или единолично, если принимающая сторона еще не подписала документ или не подписала извещение о получении документа (относится к документам, которые не требуют подписания принимающей стороны – счетам-фактурам).
В противном случае необходимо согласие обеих сторон на аннулирование документа. Аннулирование электронного документа равнозначно уничтожению бумажного документа.

«Закрыть принудительно»

Действие, позволяющее пользователю отказаться от электронного обмена ошибочно сформированного документа ( в случае, когда состояние ЭД находится в «Не сформирован»).
«Ещё» → «Закрыть принудительно» и указать причину закрытия.
 

«Архив ЭДО»

Безопасное хранение электронных документов в программе 1С.
В Архиве ЭДО вы можете найти нужные вам документы, которые были получены или отправлены электронно.
На закладках «Входящие» и «Исходящие» удобный поиск и отбор по виду документа, состоянию ЭДО.

Состояние ЭДО в 1С

Каждый отправленный документ имеет соответствующий статус, благодаря которому вы всегда будете в курсе на каком этапе обмена он находится в текущий момент:
• если документ еще не получен — «Ожидается извещение о получении»;
• документ получен, но не подписан — «Ожидается подтверждение»;
•  документ подписан — «Завершен».
В программе можно несколькими способами увидеть состояние по текущему документообороту:
•  Открыв необходимый документ;
•  В списке документов или архиве по столбцу «Состояние ЭДО».
Этапы обработки отправленного документа можно увидеть в регламенте ЭДО. Для этого в открытом электронном документе должна быть нажата кнопка «Скрыть/показать регламент ЭДО». В появившейся панели будет отображена вся информация о движении документа: подтверждение даты получения, извещение о получении, информация получателя (дата и время).

Распечатка электронного документа.

Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
По закону печать электронных документов не требуется, но если такая необходимость возникнет, то следующая инструкция поможет вам в этом:
Открыв унифицированный документ вы можете распечатать его из меню «Ещё» → «Печать».
Произвольный документ распечатывается вместе с карточкой электронного документа, в которой имеется вся информация о подписантах и установленных подписях.
 При печати электронного документа следует обратить внимание, что это только копия, а оригиналом будет считаться документ в электронном виде.

 

ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ), который приравнял документы в электронном виде, которые подписаны электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года).
Налоговые органы обязаны принимать счета-фактуры по формату, утв. Приказом № 155, по 31.12.2022, если такие счета-фактуры составлены до 01.01.2020.
Согласно положениям абз. 1 п. 9 ст. 169 НК РФ с 01.04.2016 действует Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном форме, утвержденный приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. До 01.04.2016 порядок обмена счетами-фактурами в электронном виде регулировался приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н.
Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ утверждены форматы представления документов, используемых при обмене счетами-фактурами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Условия использования.

Пользователям информационно-технологического сопровождения версии ПРОФ доступно бесплатно:
• отправка до 100 комплектов документов в месяц;
• получение любого количества документов;
• регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО;
» (начиная со 101 комплекта – стоимость отправки комплекта документов — 10 руб., счет выставляется обслуживающей организацией в конце месяца).
 Одним комплектом считается 1 счет-фактура + 2 любых документа (или просто 2 любых документа без счета-фактуры).
 Пользователям ИТС ПРОФ сервисы «1С:Подпись» и «1С-Отчетность» предоставляются на льготной основе.