Как подключить сотрудников предприятия к подписанию электронных документов
Чтобы сотрудник мог подписывать в компании электронные документы, он должен получить на себя сертификат физического лица.
В сертификате будут указаны только его данные, и не будет реквизитов организации. Доверитель должен зарегистрировать доверенность в узле распределенного реестра ФНС, а сертификат физического лица — в учетной записи организации ЭДО. К сертификату нужно приложить соответствующую МЧД. В дальнейшем при подписании документов сертификатом машиночитаемая доверенность будет подбираться автоматически.
Как использовать МЧД при работе с электронными документами
Все машиночитаемые доверенности хранятся в системе в специальных справочниках: машиночитаемые доверенности организаций; машиночитаемые доверенности контрагентов. Доверенности попадают в эти справочники разными способами:
- автоматически, путем загрузки из узла распределенного реестра ФНС;
- вручную, путем ввода и подписания МЧД руководителем вашего предприятия;
- вручную, путем загрузки МЧД контрагентов, полученных, например, по электронной почте.
Сохраненные в этих справочниках машиночитаемые доверенности автоматически используются системой для проверки правильности подписания исходящих документов и проверки правильности подписания входящих документов.
Варианты использования МЧД для отправки и приемки документов:
- Отправка УПД (предусмотрено автоматическое включение в отправляемый документ ссылки на доверенность, зарегистрированную в узле распределенного реестра ФНС; вручную пересылать доверенность контрагенту не требуется).
- Отправка других документов (в документ не включаются сведения о МЧД, и доверенность надо вручную передать контрагенту как произвольный документ ЭДО или как файл по почте или через мессенджеры).
- Прием документов от контрагентов (программа автоматически определяет, что входящий документ подписан сертификатом физического лица и МЧД; поиск МЧД происходит сначала в узле распределенного реестра ФНС (для документов вида УПД/УКД), а затем в справочнике «Машиночитаемые доверенности контрагентов»).
Сотрудник, осуществляющий обработку электронных документов, может дополнительно просмотреть детальное описание выполненной автоматической проверки, карточку доверенности и принять решение о доверии документу.
Для того, чтобы отозвать подписанную ранее доверенность, нужно выполнить два действия:
- Пометить доверенность организации отозванной (МЧД будет помечена отозванной в узле распределенного реестра ФНС).
- По почте или через мессенджеры уведомить контрагентов, которым передавали данную доверенность, что она отозвана и недействительна.
Если свою доверенность отзывает контрагент, то компании нужно пометить доверенность контрагента отозванной в своей программе после получения уведомления от контрагента о том, что он отзывает свою доверенность.
Остались вопросы?
Задайте их нам!
8 (863) 243-07-78
8 (863) 201-38-66