Новая редакция 5 комплекта нормативных документов по организации документооборота с помощью «1С:Документооборот 8 КОРП»
Разработка нормативных документов является трудоёмким процессом и требует высокой квалификации исполнителей. Не каждая организация имеет штатных методологов, специализирующихся на управлении документами. Кроме того, при повсеместном переходе на дистанционный режим работы выявились и управленческие сложности, которые связаны с потерей контроля за действиями сотрудников, недостатком коммуникаций между ними, а также непрозрачностью бизнес-процессов. Применение продукта существенно снижает трудозатраты на регламентацию документооборота, повышает качество разрабатываемых в организации локальных нормативных актов, а также позволяет ускорить организацию совместной работы сотрудников, в том числе в условиях дистанционной (удаленной) работы.
«1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами и совместной работой» (далее – Комплект документов) представляет собой готовую тиражную методику для построения системы управления документами и совместной работы сотрудников на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Данное издание привязано к возможностям программы версии КОРП.
В книге содержится печатный комплект типовых нормативных документов для постановки и дальнейшего ведения документооборота. Книга включает ссылку на материалы в электронном виде, которые могут быть использованы в качестве основы при создании собственной системы документооборота.
Применение типовых нормативных документов существенно упростит задачи:
- постановки и рационализации документооборота;
- подготовки документных процессов к автоматизации;
- регламентации документооборота;
- организации совместной работы сотрудников.
Комплект документов учитывает специфику документирования деятельности в различных хозяйствующих субъектах – обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах.
Типовые нормативные документы универсальны и готовы к внедрению в организации с минимальными доработками (не более 20 % с учетом отраслевой специфики компании).
Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.
Комплекты документов рассчитаны на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, консультантов в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программы «1С:Документооборот».
Авторами комплекта являются методисты и разработчики программы «1С:Документооборот 8».
Книга заменяет в ассортименте «1С» издания»4601546137647 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 4-я редакция» и «4601546120687 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция», которые будут сняты с продажи.
НОВОЕ В РЕДАКЦИИ 5 КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
В Комплект документов впервые включены «Положение об использовании простой электронной подписи» и «Положение об использовании усиленной электронной подписи», которые устанавливают требования и условия применения электронных подписей в системе электронного документооборота, определяют ограничения и особенности применения электронных подписей.
«Положение о делопроизводстве» переработано с учетом опыта применения документа предыдущей редакции в проектах внедрения «1С:Документооборота 8». Положение приведено в соответствие новому стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
В Комплект документов включено «Положение о работе с обращениями граждан». Положение о работе с обращениями граждан будет полезно организациям, осуществляющим работу с обращениями граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Положение устанавливает централизованный порядок учета, рассмотрения обращений граждан, а также порядок подготовки ответов на обращения и формирование отчетности о рассмотрении обращений граждан.
Обновлен пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства. Документы доработаны в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. № 333н. В дополнение к изданным ранее должностным инструкциям добавлена должностная инструкция руководителя группы по работе с обращениями граждан.
В Комплект включены положения, регламентирующие совместную работу сотрудников. «Положение о планировании и контроле рабочего времени» устанавливает порядок фиксации сотрудниками результатов трудовой деятельности, выполненной за отчетный период, посредством ежедневных и/или еженедельных отчетов, а также устанавливает правила учета отсутствия сотрудников на рабочем месте. «Положение о планировании, подготовке и проведении мероприятий» устанавливает порядок подготовки, учета, организации и последующего анализа совещаний, обсуждений, заседаний и других коллективных собраний.
Для придания официального статуса конкретным локальным нормативным документам из Комплекта документов в качестве образцов представлены «Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи» и «Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи».
В связи с возросшей потребностью в организации дистанционной (удаленной) работы сотрудников в Комплект документов включен «Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы». Приказ позволит предприятию оперативно организовать переход на дистанционный (удаленный) режим работы как в условиях неблагоприятной эпидемиологической обстановки, так и при переходе на дистанционный режим на постоянной основе.
Все нормативные документы, входившие в состав предыдущей редакции комплекта, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ
Взаимоувязанное внедрение «1С:Документооборота 8» и методики постановки документооборота, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на эффективности внедрения информационной системы и на управлении предприятием в целом.
Методика управления документами и совместной работой опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:
- Позволяет в сжатые сроки организовать документооборот.
- Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
- Основана на функциональных возможностях «1С:Документооборота» и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
- Может быть внедрена с минимальными доработками нормативных документов (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев). Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
- Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только процедуры традиционного делопроизводства, но и формирует информационную среду для совместной работы сотрудников.
- Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
- Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
- Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
- Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
- Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
- Служит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.
СОСТАВ ПОСОБИЯ
Издание содержит комплекс взаимоувязанных нормативных документов, который служит единой методической основой документооборота.
В комплект документов КОРП входят:
- Положение о делопроизводстве;
- Порядок об использовании простой электронной подписи;
- Положение об использовании усиленной электронной подписи;
- Положение о службе делопроизводства;
- Должностные инструкции сотрудников службы делопроизводства (7 документов);
- Положение о договорной работе;
- Положение о работе с распорядительной документацией;
- Положение о работе с локальными нормативными актами;
- Положение о работе с обращениями клиентов;
- Положение о работе с обращениями граждан;
- Положение о планировании и контроле рабочего времени;
- Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий;
- Приказ о начале работ по автоматизации документооборота и создании рабочей группы;
- Приказ о запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот»;
- Приказ о работе в системе управления документами «1С:Документооборот»;
- Приказ об утверждении положения об использовании простой электронной подписи;
- Приказ об утверждении положения об использовании усиленной электронной подписи;
- Приказ о делегировании полномочий;
- Приказ о функциях структурных подразделений, распределении полномочий и предоставлении права подписи;
- Приказ об организации дистанционной (удаленной) работы;
- Альбом унифицированных форм документов (33 шаблона и 9 бланков).
Читателям издания также предлагается доступ к электронным версиям этих документов, которые можно использовать при внедрении системы автоматизации документооборота и совместной работы на базе программы «1С:Документооборот 8».