Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено еще в 2002 году Федеральным Законом от 10.01.2002 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Однако Налоговый Кодекс требовал составление счет-фактуры в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге.
Ситуация изменилась с мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС РФ №ММВ-7-6/138@, утвердивший формат электронной счет-фактуры. С этого момента все первичные документы могут быть электронными. Они имеют юридическую силу и подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Они могут быть представлены в суд или налоговую и являются основанием для расчета налогов.
С 1 апреля 2016 года Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 г. N 50н утратил свою силу у связи с принятием Приказа Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н, который утвердил новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
С 1 июля 2017 года в связи с изменением законодательства РФ в рамках использования электронных документов и ЭДО:
• Потеряет свою силу формат товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) утвержденный Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ в связи с утверждением и принятием Приказа ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329.
• Вступают в силу форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры, утвержденные Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@. В этом приказе утрачивают силу абзац 2 пункта 1 и приложение №1, которые содержат формат счета-фактуры, абзац 3 пункта 1 и приложение №2, содержащие формат корректировочного счета-фактуры.
• Вступают в силу Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, который утверждает новый формат – универсального передаточного документа (УПД) и Приказ ФНС России от 13.04.2016 N ММВ-7-158189@, одновременно утверждающий формат корректировки универсального передаточного документа (УКД).
Старые форматы первичных учетных документов можно будет использовать, но уже как неформализованные, то есть представлять в налоговый органы их придется в виде бумажных копий.
| № | Наименование документа | Суть документа |
| 1 | Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п.1 ст.6) | Электронный документ, подписанный ЭП равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью. |
| 2 | Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п.5 ст.9) | Первичные документы (акты, накладные и др.) могут составляться в электронном виде и, подписываться ЭП. |
| 3 | Налоговый кодекс РФ (часть 2: ст. 169) (часть 1: п.2, ст.93; часть 2: ст. 169; п. 9 и абз. 2 п. 1) | Разрешает составлять счет-фактуры в электронном виде, но требует, чтобы обмен ими проходил по установленному Минфином РФ порядку. Закрепил право налогоплательщиков передавать в налоговую истребованные документы в электронном виде по каналам связи. |
| 4 | Гражданский кодекс РФ (часть 1: п.2 ст.160, п.2 ст.434) | Разрешает использование ЭП при заключении сделок (подписании договоров). |
| 5 | Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-6/168@ | Утвердил порядок направления требования о представлении документов и сам порядок представления документов в налоговый орган в электронном виде по каналам связи |
| 6 | Постановление правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 | Устанавливает правила заполнения и исправления счетов-фактур, в том числе и электронных, устанавливает правила регистрации электронных счетов-фактур в журналах учета. |
| 7 | Федеральный закон от 29.07.2012 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п.4 ст.11) Новая редакция (с изменениями, не вступившими в силу) | Обмен электронными сообщениями, подписанными ЭП, рассматривается как обмен документами. |
| 8 | Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н (заменил Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н) | Обязывает организации проводить обмен счетами-фактурами через операторов электронного документооборота, устанавливает требования к процедурам выставления и получения электронной счет-фактуры |
| 9 | Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@ | Утвердил обязательный xml-формат представления электронной счет-фактуры, в том числе и корректировочной, журналов их учета, а также книги покупок и книги продаж |
| 10 | Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ | Утверждает формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме |
| 11 | Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ | Утверждает формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме |
| 12 | Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ | Утверждает формат счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме |
| 13 | Приказ ФНС РФ от 13.04.2016 N ММВ-7-158189@ | Утверждает формат корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме |
| 14 | Приказ ФНС РФ от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329@ | Признает утратившими силу Приказы ФНС РФ от 21.03.2012 N MMB-7-6/172@ и от 02.02.2015 N MMB-7-15/40@ |
| 15 | Арбитражный процессуальный кодекс РФ N 95-ФЗ (ч.3 ст.75; ч.7, ст. 4; ч.5, ст.15; ч.1, ст.41) | Электронные документы, подписанные ЭП, допускаются в качестве письменных доказательств и могут быть представлены в суд либо в электронном виде, либо в виде заверенных бумажных копий. |
| 16 | Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 16.11.2016) (приложение 2, раздел I, п.7) | В бюджетный организациях первичные учетные документы могут быть электронными. |
| 17 | Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 | Приказ предполагает совершенствование механизма хранения электронных документов, в т.ч. обеспечение правовых условий создания и последующей работы по архивации электронных документов. |